Online-Workshops planen: Praktische Tipps für deine Vorbereitung

Bild von inspireus auf Pixabay

Online-Workshops zu planen, ist für Trainer*innen mit viel Erfahrung schnell gemacht. Du kennst deine Technik, du hast einen großen Methoden-Schatz und schüttelst deinen Ablaufplan und die Dauer der einzelnen Phasen aus dem Ärmel. Zumindest, solange man in vertrauten Gefilden ist.

Wenn du nicht zu den erfahrenen Trainer*innen gehörst, dann habe ich hier etwas für dich, dass dir die Planung und Vorbereitung deines Workshops vereinfachen kann. Ich gebe dir in diesem Blogbeitrag einen kleinen Guide an die Hand, der dir die wichtigsten Schritte bei deiner Planung aufzeigt. Im Anschluss gehe ich noch auf die beiden Themen „Abwechslung“ sowie „Zeitplanung“ ein. Am Ende hast du hoffentlich einen bunten Strauß voller Impulse eingesammelt und freust dich, deinen nächsten Online-Workshop zu planen.💡✨

Hier noch mal die 3 Abschnitte des Blogbeitrags in der Übersicht:

• Deine Vorbereitung – Schritt für Schritt
• Bring Abwechslung in deinen Workshop
• Die liebe Zeit – deine Zeitplanung im Workshop

Deine Vorbereitung – Schritt für Schritt

1️⃣ Zielsetzung klären: Immer das allererste To Do! Definiere klar die Ziele deines Workshops. Was sollen die Teilnehmer am Ende mitnehmen? Das hilft, den Fokus während der Vorbereitung zu halten und vor allem auch einen wirksamen Workshop für deine Teilnehmenden zu kreieren.

2️⃣ Struktur erstellen: Plane den Workshop in sinnvolle Abschnitte oder Phasen. Eine überlegte Struktur erleichtert nicht nur dir die Vorbereitung, sondern stellt auch einen (didaktisch) sinnvollen Aufbau sicher. Gleichzeitig gibt es auch deinen Teilnehmenden im Workshop Orientierung und dein Workshop hat gute Chancen auf einen nachhaltigen Effekt. (P.S. Wenn du dich jetzt fragst, was ein sinnvoller didaktischer Aufbau ist, dann schau dir mal mein Workshop-Phasenmodell an: Meine TravelMap)

3️⃣ Interaktivität einplanen: Ohne Aktivität kein Workshop… und wenn du mir schon länger folgst, weißt du, dass mir dieses Thema besonders am Herzen liegt. Wir wollen begeistern, Neugierde wecken, echte Lerneffekte erzeugen, wirksam für unsere Teilnehmenden sein. Also: Denke darüber nach, wie du die Teilnehmer aktiv einbeziehst und wie du (methodisch) dein Workshop-Ziel am besten erreichst. Aktivitäten können z.B. Reflexionsfragen, Gruppenarbeiten, Umfragen, Diskussionen oder kleine Übungen sein. Sorge dabei immer dafür, dass die Aktivität eine hohe Relevanz für deine Teilnehmenden haben und die erarbeiteten Ergebnisse sichtbar werden.

4️⃣ Materialien vorbereiten: Stelle sicher, dass alle benötigten Materialien oder auch Tools vorbereitet sind, sei es Präsentationen, Handouts oder interaktive Elemente. Gestalte die Materialien mit Liebe und einer kleinen Portion Wow. Das sieht und spürt man und damit bleibst du in den Köpfen. Lass dich gern auch von meinen Lernnuggets inspirieren. Kleine Goldstückchen für deine Teilnehmenden.

5️⃣ Hast du alles kommuniziert?: Habe deine Teilnehmden alle Informatione, die sie benötigen? Willst du eine Vorfreude-/Erinnerungs-E-Mail verschicken? Willst du sie vorher eine Tool ausprobieren lassen? Hast du ggf. Basiswissen, dass du vorab zur Verfügung stellen kannst? (☝️Denn wir wollen ja keine Frontalbeschallung im Workshop!)

6️⃣ Technik-Check: Teste vorab deine eingesetzte Technik, die du während des Workshops nutzen wirst. Das beinhaltet die Überprüfung von Mikrofon, Kamera, Videokonferenz-Software und möglichen Interaktions-Tools (z.B. Whiteboards, Abstimmungstools etc.). Führe den letzten Check dazu kurz vorher durch, damit du nicht von irgendwelchen Updates überrascht wirst.

7️⃣ Backup-Plan erstellen: Überlege dir, was du tust, wenn technische Probleme auftreten (instabiles Internet, Teilnehmende kommen nicht in den Call etc., Teilnehmende können Interaktions-Tools nicht nutzen). Ein Plan B für verschiedene Szenarien gibt dir Sicherheit.

Bring Abwechslung in deinen Workshop

Ein abwechslungsreicher und interaktiver Workshop trägt maßgeblich zur positiven Lernerfahrung bei deinen Teilnehmenden bei. Mach deine Teilnehmenden zu kleinen Fans deiner Workshops. Hier sind einige Tipps, die dir dabei helfen:

🙌 Verschiedene Lernmethoden einbinden: Nutze eine Vielfalt von Lernmethoden, um verschiedene Lerntypen anzusprechen. Das könnte beispielsweise Gruppenarbeit, Diskussionen, praktische Übungen oder Fallstudien umfassen.

🙌 Interaktive Tools nutzen: Setze interaktive Tools ein, um die Teilnehmer aktiv einzubeziehen. Das können Umfragen, Quizze, Abstimmungen oder Whiteboard-Funktionen sein.

🙌 Geschichten erzählen: Geschichten sind eine kraftvolle Möglichkeit, Informationen zu vermitteln. Integriere relevante Geschichten, kleine Anekdoten oder Fallbeispiele, um die Inhalte lebendiger zu gestalten. Und noch besser: Frage deine Teilnehmenden nach ihren Geschichten.

🙌 Q&A-Sessions einplanen: Baue regelmäßige Fragerunden ein, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer das Gelernte verstehen und um Unklarheiten zu beseitigen.

🙌 Praxisbezug herstellen: Verbinde theoretische Konzepte mit praktischen Beispielen aus der realen Welt. Das macht den Workshop für die Teilnehmer relevanter und anwendbarer. Wenn ich als Teilnehmende mich und meine Herausforderungen wiedererkennen, bin ich aktiviert und motiviert. Ohne Relevanz, kein Sinn für mich mitzumachen, am Ball zu bleiben.

🙌 Unterschiedliche „Sozialformen“ nutzen: Unter Sozialformen verstehen wir im Trainingskontext: Einzelarbeit, Partnerarbeit, Kleingruppenarbeit und die Zusammenarbeit in der großen Gruppe, im Plenum. Prüfe, welchen Mix der Sozialform zu deinem Workshop-Konzept passt. Partner- und Kleingruppenarbeit ermutigt, seine Sichtweise, Gedanken und Fragen einzubringen, die man vor der großen Gruppe ggf. nicht sagen mag. Außerdem fördert es natürlich den Austausch und Wissenstransfer.

🙌 Überraschungselemente einbauen: Integriere überraschende Elemente, sei es in Form von kurzen Videos, Games oder unerwarteten Diskussionsfragen. Das hält die Aufmerksamkeit hoch. Hier können auch wieder ganz wunderbar Lernnuggets ihren Einsatz finden.

Die liebe Zeit – deine Zeitplanung im Workshop

Die Zeitplanung für einen Online-Workshop erfordert eine genaue Planung, Flexibilität, ein Gespür für die Bedürfnisse der Teilnehmer und manchmal ein bisschen Glaskugel-Gucken. Beim letzten Punkt kann ich nicht viel helfen, aber für die anderen Punkte kommen hier einige Tipps:

⏰ Realistische Zeitschätzungen: Schätze die benötigte Zeit für jeden Abschnitt realistisch ein. Berücksichtige dabei nicht nur den Inhalt, sondern auch mögliche Übergangszeiten, Organisatorisches, Diskussionsbedarf, Fragen. Gehe deinen Ablaufplan durch und plane wirklich auf Minuten-Basis. Teste gern mit einer Stoppuhr, wie lange etwas benötigt. Glaube mir, je besser du geplant hast, desto entspannter bist du im Workshop

⏰ Pufferzeiten einplanen: Setze Pufferzeiten zwischen den Abschnitten ein, um unvorhergesehene Ereignisse, längere Diskussionen, Rückfragen oder technische Probleme zu berücksichtigen.

⏰ Gesamtdauer im Blick behalten: Achte darauf, dass die Gesamtdauer des Workshops angemessen ist und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nicht überstrapaziert wird. Die ideale Dauer hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Komplexität des Themas und den Bedürfnissen deiner Zielgruppe.

⏰ Pausen einplanen: Setze regelmäßige Pausen ein, besonders bei längeren Workshops. Spätestens nach 90min solltest du eine Pause machen. 15min finde ich dabei ein gutes Zeitfenster. Das gibt die Möglichkeit aufzustehen, sich was zu trinken zu holen, durchzuatmen…

⏰ Flexibilität zeigen: Sei bereit, deine Zeitplanung anzupassen, wenn es notwendig ist. Manchmal kann ein Thema mehr Zeit in Anspruch nehmen als erwartet. Sei flexibel und passe deine Zeitplanung an, wenn z.B. eine Diskussion besonders wertvoll ist oder wenn Teilnehmer mehr Zeit für eine Übung benötigen.

⏰ Im Zweifel Feedback nutzen: Wenn du während des Workshops bemerkst, dass die geplanten Zeiten zu kurz sind, frage die Teilnehmer nach ihrem Input. Vielleicht können sie dir wertvolle Rückmeldungen geben, wie der Workshop angepasst werden kann. Du kannst dann z.B. abstimmen, auf welches Thema ihr den Fokus legen wollt.

⏰ Abschlussphase nicht überstürzen: Achte darauf, ausreichend Zeit für den Abschluss einzuplanen. Hier geht es um die Zusammenfassung, noch offene Fragen, nächste Schritte und deinen Tschakka-Abschluss. Ein überhastetes Ende kann den Eindruck des gesamten Workshops beeinträchtigen.

Die Kunst der Zeitplanung liegt oft darin, flexibel zu bleiben und auf die Dynamik des Workshops zu reagieren, während du gleichzeitig das Ziel des Workshops im Auge behältst. Das wird mit jeder gemachten Erfahrung leichter und bis dahin, hilft dir eine gute Planung und Vorbereitung.

Zack ist dein Online-Workshop geplant 😉

Online-Workshops planen „leicht gemacht“. 😉

Ich hoffe, du hast eine Menge über die richtige Vorbereitung für deinen nächsten Online-Workshop mitgenommen – von der effektiven Organisation über die Schaffung von Abwechslung bis zur klugen Zeitplanung. Ich hoffe, diese Tipps helfen dir dabei, Workshops zu gestalten, die nicht nur informativ, sondern auch inspirierend und wirksam sind.

Du weißt, ich bin Workshop-Fan – für mich ist jeder Workshop eine Gelegenheit, gemeinsam zu lernen und zu wachsen. Dafür muss er jedoch gut aufgebaut sein. Sei flexibel, hab Spaß dabei und vor allem: Lasst die Freude am digitalen, gemeinsamen Lernen immer im Mittelpunkt stehen! 💡✨

Ich freue mich, von deinen Erfolgsgeschichten zu hören und wünsche dir viel Erfolg bei deinen zukünftigen Online-Workshops. Noch mehr Impulse bekommst du übrigens in meinem Stoplersteine-Workbook. Dort kannst du in 3 Schritten das Optimierungspotential für deinen Workshop aufdecken. Lust? Einfach unten auf den gelben Button klicken. Let’s be Clever Together!